Retrospective meeting – Inspect and Adapt!

In Scrum il Retrospective meeting è l’occasione per il team di analizzare, in retrospettiva, lo Sprint appena concluso. Come dice il nome stesso, il meeting ha luogo al termine di un’iterazione, di solito al termine del Review meeting.

L’obiettivo del Retrospective meeting è migliorare continuamente sia il processo che l’esecuzione, tenendo in considerazione i feedback di ciascun membro del team. Anche il feedback degli utenti e degli stakeholder è importante e può essere portato al tavolo di discussione.

Durata del Retrospective meeting

Nel caso di uno Sprint di due settimane, la durata tipica di un Retrospective è di un’ora e mezza. Se lo Sprint è invece di quattro settimane, il Retrospective ha una durata di tre ore, e così via.

La durata è un’indicazione di massima, il meeting infatti può durare più o meno dell’ora e mezza per due settimane. Dipende molto da come il team decide di svolgere la cerimonia e dai temi da discutere. L’importante è accordarsi prima di iniziare, in modo da mettere un limite temporale alla riunione.

Domande e temi del Retrospective meeting

Al meeting partecipano tutti i componenti del team. Anche lo Scrum Master, che generalmente facilita la riunione, partecipa attivamente ed esprime la propria opinione.

Il Retrospective meeting si sviluppa partendo dalle tre domande seguenti:

  1. Cosa è andato bene durante lo Sprint precedente?
  2. Cosa possiamo migliorare?
  3. Cosa ci impegnamo a migliorare nel prossimo Sprint?

I temi su cui si può riflettere sono molteplici, per esempio:

  • Produttività
  • Processo
  • Risultati
  • Team
  • Strumenti di lavoro
  • Ambiente di lavoro

Preparazione

Esistono svariati metodi per condurre un Retrospective meeting, quello più tipico prevede di tracciare su una lavagna, o su una superficie preparata appositamente, tre colonne.

Come intestazione per la prima colonna si può scrivere: Cosa è andato bene. Nella seconda colonna: Cosa si può migliorare. La terza colonna è riservata agli Action Point, ovvero ai punti su cui si decide di intervenire in seguito a votazione.

Svolgimento del Retrospective meeting

Il Retrospective meeting inizia con la distribuzione di un set di post-it a ciascun membro del team. Quando tutti hanno ricevuto i post-it, si stabilisce un intervallo di tempo, normalmente 10 minuti, in cui ogni partecipante riflette in silenzio e inizia a scrivere sui post-it le proprie osservazioni.

Ogni post-it corrisponde a un’idea, sintetizzata in un’unica frase. Non è obbligatorio, ma si possono utilizzare fogli di colori diversi per ciascuna colonna, per esempio il verde per ciò che è “andato bene” e il rosso per ciò che è “migliorabile”. La colonna degli “Action Point” non viene tenuta in considerazione, in questa fase.

In caso di team numerosi, lo Scrum Master può decidere di limitare il numero di foglietti che ciascuna persona può scrivere. Per esempio, massimo 5.

È importante che ciascun partecipante si senta libero di esprimere le proprie osservazioni in maniera libera e obiettiva. Un errore che si deve assolutamente evitare, è cogliere l’occasione per fare attacchi personali o critiche non costruttive.

Presentazione dei temi da discutere

Terminati i 10 minuti, lo Scrum Master chiama alla lavagna un membro del team alla volta. Si parte con ciò che è “andato bene” e la persona alla lavagna spiega brevemente il suo pensiero mentre attacca il post-it sotto la colonna corrispondente. Ultimato il primo giro, si passa a cos’è “migliorabile”, ripetendo il processo fino a quando tutti non hanno esaurito i propri post-it.

Quando un membro del team è alla lavagna ed esprime la propria idea, è importante che gli altri ascoltino attentamente e in silenzio, evitando scene da talk show domenicali. In caso il concetto appena espresso non sia chiaro, è consentito fare domande una volta che la persona alla lavagna ha terminato di esprimere il proprio pensiero.

retrospective meeting

Raggruppamento e votazione

Al termine di questa fase lo Scrum Master, con l’aiuto del team, raggruppa tutti i post-it che esprimono pensieri simili. Quelli che non è possibile raggruppare, vengono lasciati tranquillamente al loro posto.
Una volta che tutti i post-it sono raggruppati, si può passare alla fase di votazione. Ogni membro del team ha un numero di voti secondo la seguente formula:

(n/3) + 1

Dove n è il numero di temi (inteso come gruppi di post-it e post-it rimasti singoli) che il team ha identificato. Se questa formula non ti piace o la trovi troppo semplicistica, non sei obbligato a utilizzarla.

Per votare, ciascuna persona, assegna uno o più pallini al tema (o ai temi) per cui ha interesse a iniziare una discussione.

Discussione e Action Point

Finita la parte di votazione, lo Scrum Master riordina i temi in base al numero di voti che hanno ricevuto. Quelli che non hanno ricevuto voti, possono essere archiviati. Se c’è la necessità di discuterli, molto probabilmente ricompariranno in sessioni di Retrospective successive.

Si inizia la discussione dal tema che ha ricevuto più voti, cercando di mantenere un tempo di 5-7 minuti per ciascun argomento. Se ci sono troppi argomenti è bene limitare la scelta ai primi tre o quattro temi. La discussione deve essere il più costruttiva possibile e deve portare all’identificazione di un’azione (Action Point) che verrà scritta nella colonna corrispettiva.

Ogni Action Point rappresenta un impegno da parte del team ad agire per realizzarlo.

Come si scrive un Action Point

Un tipico esempio di come si sviluppa una discussione e come si identifica un Action Point è il seguente. Immagina che uno dei post-it più votati sia:

Il Daily Standup Meeting richiede sempre troppo tempo!
  1. Comincia a parlare chi ha scritto il post-it in oggetto, spiegandone le motivazioni
  2. Il team fa domande e inizia la discussione
  3. Un membro del team suggerisce di provare a evitare discussioni troppo tecniche in fase di Standup
  4. Il team crede che sia una buona idea e aggiunge che discussioni simili devono essere affrontate una volta che lo Standup Meeting è terminato, dopo che si è tornati alle proprie postazioni di lavoro
  5. Lo Scrum Master scrive l’Action Point alla lavagna: “No dicussioni tecniche durante lo Standup Meeting”

Anche se l’implementazione degli Action Point è una responsabilità di tutto il team, ciascuno di essi può avere un responsabile (Owner) scritto a fianco. Questo approccio è utile in caso si renda necessario risolvere problemi esterni al team, o che non richiedono l’impegno di tutti.

È indispensabile che il team abbia visibilità degli Action Point durante lo Sprint successivo. Se una email non è abbastanza, magari vale la pena di stamparli su un foglio di carta e appenderli nell’area di lavoro.

Note finali sul Retrospective meeting

Come abbiamo imparato, la filosofia Inspect and Adapt fa parte del DNA delle metodologie agili e Scrum. Nonostante sia un approccio che va applicato sempre, in qualsiasi fase dell’iterazione, il Retrospective meeting dà l’occasione al team di fermarsi e riflettere sullo Sprint precedente.

La riflessione non deve riguardare soltanto ciò che è andato storto. È utile, se non indispensabile, fermarsi ad analizzare anche ciò che è andato bene, ci ha reso più produttivi o semplicemente più felici.