Backlog Refinement meeting

Una delle attività più importanti ma spesso trascurate in Scrum è il Backlog Refinement, chiamato anche Backlog Grooming. Il verbo inglese “to refine” significa “perfezionare”, e “to groom” traducibile con “spazzolare” assume lo stesso significato in senso figurato.

In un aggiornamento del 2013, la guida di Scrum ha però rimosso il termine “grooming” in quanto può assumere connotazioni negative. È preferibile quindi utilizzare la parola “refinement”. Inoltre la guida di Scrum non ne stabilisce le modalità precise di esecuzione. Nella realtà dei fatti, il Backlog Refinement, è un meeting con cadenza regolare in cui Product Owner e team di sviluppo collaborano per “perfezionare” il Product Backlog.

Scopo del refinement meeting

Qualsiasi termine tu decida di utilizzare, io preferisco “refinement meeting”, non dovrebbe mancare nel calendario dei tuoi meeting. Per ogni Sprint il refinement dovrebbe occupare almeno tra il 5% e il 10% della durata dell’iterazione.

Lo scopo del meeting è di passare in rassegna il Product Backlog ed esaminare le user story che verranno incluse in iterazioni future, verosimilmente nel prossimo o entro due Sprint. È responsabilità del Product Owner definire o rendere chiare le priorità.

Il refinement è un meeting estremamente versatile e può essere utilizzato per:

  • Analizzare i requisiti
  • Rendere chiare le priorità
  • Stimare nuove user story o user story esistenti
  • Rivedere le stime di user story esistenti alla luce di nuovi requisiti
  • Scomporre le user story più grandi (dette Epics) in user story più piccole
  • Rimuovere le user story non più rilevanti
  • Aggiungere o aggiornare gli acceptance criteria
  • Effettuare una previsione dei rilasci

È importante sottolineare che la stima e la definizione delle attività non possono essere effettuate soltanto da Scrum Master e Product Owner. Il refinement meeting  è un atto di collaborazione continua tra Product Owner e team di sviluppo. Come già accennato, viene comunemente svolto come una riunione a cadenza regolare, in cui tutto il team è presente e attivo nella discussione.

backlog refinement

Come si svolge il refinement meeting

Il team si riunisce in meeting entro il termine dello Sprint. In caso di iterazioni lunghe, è bene avere più di un refinement per Sprint. Il Product Owner deve essere presente, in modo da chiarire tutti gli aspetti necessari affinché il team sia in grado di effettuare le stime o le attività necessarie.

Il lavoro si svolge sul Product Backlog e non sullo Sprint Backlog, vale a dire che il focus della riunione è sulle attività future e non su quelle in corso.
Per quanto riguarda le user story in corso d’opera, se persistono dubbi sui requisiti o se ci fosse la necessita di controllarne alcuni dettagli, è preferibile rimandare la discussione ad altri ambiti.

Le stime dei requisiti vengono in genere effettuate mediante planning poker, come descritto nell’articolo: Planning poker, la stima agile di requisiti. Durante il refinement meeting, alle user story vengono assegnati gli story point che ne identificano l’effort necessario alla realizzazione.

Benefici del refinement meeting

Il backlog refinement meeting è un ottimo forum per condividere domande e incertezze, in modo da smarcare quanti più dubbi possibile in vista dello Sprint planning meeting. Nonostante ciò, è utile tenere a mente che il refinement meeting non è un meeting orientato alla risoluzione dei problemi, è più che altro uno strumento per verificare che il team sia in possesso abbastanza informazioni necessarie a procedere con la stima delle attività e con la pianificazione.

Il refinement è inoltre efficace per mantenere il Product Backlog sempre aggiornato e con user story stimate in maniera appropriata a seconda delle priorità. Per esempio, se una user story è in cima al Product Backlog e ha quindi priorità alta, la stima dovrà essere quanto più accurata possibile. È invece accettabile avere stime meno accurate, o nessuna stima, per le attività al fondo del backlog.

Alla luce di quanto appena detto, non è fondamentale che tutte le user story siano dettagliate e divise in user story più piccole laddove necessario. Lo scopo del refinement è assicurare che un numero sufficiente di attività, quelle con priorità più alta, siano pronte per la pianificazione.

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