Backlog Refinement meeting

Uno dei meeting più importanti ma spesso trascurati in Scrum è il Backlog Refinement meeting, chiamato anche Backlog Grooming. Il verbo inglese “to refine” significa “perfezionare”, e “to groom” traducibile con “spazzolare” assume lo stesso significato in senso figurato.

Scopo del refinement meeting

Qualsiasi termine tu decida di utilizzare, io preferisco “refinement meeting”, non dovrebbe mancare nel calendario dei tuoi meeting. Per ogni Sprint il refinement dovrebbe occupare almeno tra il 5% e il 10% della durata dell’iterazione.

Lo scopo del meeting è di passare in rassegna il Product Backlog ed esaminare le user story che verranno incluse in iterazioni future, verosimilmente nel prossimo o entro due Sprint. È responsabilità del Product Owner definire o rendere chiare le priorità.

Il refinement è un meeting estremamente versatile e può essere utilizzato per:

  • Analizzare i requisiti
  • Rendere chiare le priorità
  • Stimare nuove user story o user story esistenti
  • Rivedere le stime di user story esistenti alla luce di nuovi requisiti
  • Scomporre le user story più grandi (dette Epics) in user story più piccole
  • Rimuovere le user story non più rilevanti
  • Aggiungere o aggiornare gli acceptance criteria
  • Effettuare una previsione dei rilasci

È importante sottolineare che la stima e la definizione delle attività non possono essere effettuate soltanto da Scrum Master e Product Owner: il refinement meeting  deve essere una riunione in cui tutto il team è presente e attivo nella discussione.

backlog refinement

Come si svolge il refinement meeting

Il team si riunisce in meeting entro il termine dello Sprint. In caso di iterazioni lunghe, è bene avere più di un refinement per Sprint. Il Product Owner deve essere presente, in modo da chiarire tutti gli aspetti necessari affinché il team sia in grado di effettuare le stime o le attività necessarie.

Il lavoro si svolge sul Product Backlog e non sullo Sprint Backlog, vale a dire che il focus della riunione è sulle attività future piuttosto che su quelle in corso. Non è comunque una cattiva idea, se c’è tempo e necessità, fare una stima delle user story in corso d’opera per capire lo stato di avanzamento o se persistono dubbi sui requisiti.

Le stime dei requisiti vengono in genere effettuate mediante planning poker, come descritto nell’articolo: Planning poker, la stima agile di requisiti. Durante il refinement meeting, alle user story vengono assegnati gli story point che ne identificano l’effort necessario alla realizzazione.

Benefici del refinement meeting

Il backlog refinement meeting è un ottimo forum per condividere domande e incertezze, in modo da smarcare quanti più dubbi possibile in vista dello Sprint planning meeting. Nonostante ciò, è utile tenere a mente che il refinement meeting non è un meeting orientato alla risoluzione dei problemi, è più che altro uno strumento per verificare che il team sia in possesso di tutte le informazioni necessarie per procedere con la stima delle attività.

Il refinement è inoltre efficace per mantenere il Product Backlog sempre aggiornato e con user story stimate in maniera appropriata a seconda delle priorità. Per esempio, se una user story è in cima al Product Backlog e ha quindi priorità alta, la stima dovrà essere quanto più accurata possibile. È invece accettabile avere stime meno accurate, o nessuna stima, per le attività al fondo del backlog.

Alla luce di quanto appena detto, non è fondamentale che tutte le user story siano dettagliate e divise in user story più piccole laddove necessario. Lo scopo del refinement è assicurare che un numero sufficiente di attività, quelle con priorità più alta, siano pronte per la pianificazione.

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